Заблоковані податкові накладні: як не пропустити проблему?

Зупинення реєстрації податкової накладної (ПН) легко пропустити, якщо перевіряти лише її відправлення. Поки податкова накладна не зареєстрована в ЄРПН, постачальник має податкове зобов’язання, а покупець не може сформувати за нею податковий кредит. Тому необхідно контролювати весь шлях документа — від складання до остаточного рішення ДПС.

Що таке заблокована податкова накладна та чому вона виникає?

Заблоковані податкові накладні — документи, реєстрацію яких зупинила система моніторингу через невідповідність критеріям ризиковості. Замість квитанції про успішне проведення платник отримує Квитанцію №2 із зазначенням зупинення процесу. Особливого значення набуває блокування податкових накладних під час воєнного стану, адже податкові органи застосовують суворіші алгоритми перевірки товарних потоків і реальності надання послуг. Головними причинами, чому блокують податкові накладні, є:

• Невідповідність обсягів постачання товару обсягам його придбання (пересорт або відсутність залишків на віртуальному складі);
• Відсутність товару в Таблиці даних платника податків при здійсненні специфічних видів діяльності чи виробництва;
• Внесення підприємства або його контрагента до переліку ризикових платників податків;
• Відсутність матеріально-технічної бази чи трудових ресурсів для виконання заявлених операцій (згідно з формою 20-ОПП).

Якщо система моніторингу виявляє сумніви щодо виробничих потужностей чи складів, накладна автоматично передається на перевірку регіональній комісії. Для покупця це означає відсутність права на податковий кредит до моменту розблокування податкових накладних.

Чим відрізняється блокування ПН від її анулювання

Блокування податкових накладних — тимчасове зупинення реєстрації конкретного документа. Документ залишається поданим до ЄРПН, але не набуває статусу зареєстрованого. Постачальник може подати пояснення та документи, щоб комісія розглянула операцію.

Анулювання пов’язане зі скасуванням реєстрації платника ПДВ, а не з конкретною ПН. Тому підприємству потрібно розрізняти дві процедури: розблокування документа та припинення статусу платника податку.

Для своєчасного розрізнення подібних ситуацій підприємству потрібен контроль не лише податкових документів, а й господарських операцій, на основі яких їх формують. За допомогою автоматизації бізнес-процесів фахівці компанії IT-Artel налаштовують взаємодію між обліком, продажами, складом і фінансами. Це допомагає бачити зв’язок між операцією та ПН, швидше знаходити розбіжності та визначати, чи потребує документ розблокування, чи проблема стосується статусу платника.

Систематизоване порівняння допомагає чітко розмежувати ці дві процедури:

Розблокування податкової накладної: покрокова інструкція

Крок 1. Аналіз квитанції №2

Ознайомлення з кодом підстави зупинення — саме він вказує на конкретну причину блокування ПН. Це допомагає правильно сформувати пакет документів.

Крок 2. Формування доказової бази

Підготовка документів: договору, специфікації, видаткової накладної, ТТН, платіжного доручення, акта звірки. Відсутність хоча б одного документа створює розрив у доказах, що призводить до відмови комісії.

Крок 3. Складання письмових пояснень

Підготовка структурованого пояснення відповідно до коду зупинення:

• Фабула: короткий зміст ситуації.
• Суть операції: детальний опис господарської діяльності.
• Економічна логіка: обґрунтування доцільності угоди.
• Спростування: аргументи проти вказаного коду блокування.
• Вимога: прохання зареєструвати ПН.

Пояснення та копії документів щодо заблокованої податкової накладної подаються у строк, встановлений чинним законодавством, тому перед поданням варто перевірити актуальний граничний строк.

Крок 4. Подання через Електронний кабінет

Надсилання повідомлення за визначеною формою разом із копіями документів, завіреними КЕПом керівника. Обов’язково рекомендується зберегти квитанцію про доставку.

Крок 5. Очікування рішення (5 робочих днів)

Розгляд документів протягом 5 робочих днів регіональною комісією. Можливі наслідки:

• Реєстрація ПН.
• Запит додаткових документів.
• Відмова в реєстрації.

Якщо комісія не виносить рішення у встановлений термін, податкова накладна реєструється автоматично за принципом мовчазної згоди.

Крок 6. Оскарження відмови

У разі негативного рішення є два шляхи:

• Адміністративне оскарження. Подача скарги протягом 10 робочих днів з моменту отримання рішення.
• Судовий порядок (ст. 122 КАСУ): звернення до суду протягом 6 місяців (якщо не проходили адміноскарження) або 3 місяців (після процедури досудового адміноскарження).

Як автоматизація допомагає знизити ризик блокування податкових накладних

Для розуміння, як уникнути блокування податкових накладних, потрібно контролювати не лише факт подання документа, а і якість даних, на основі яких його сформували. Розбіжності між договором, первинними документами, обліком товарів і ПН ускладнюють підтвердження операції.

Облікова система нового покоління MASTER: Бухгалтерія допомагає пов’язати продаж, склад, закупівлі, бухгалтерський і податковий облік в одне інформаційне середовище. Її можна використовувати для роботи з первинними документами та контролю операцій, які впливають на податкові зобов’язання. Завдяки автоматизації зменшується кількість технічних помилок і швидше виявляються невідповідності.

Передусім варто автоматизувати перевірку даних, які використовуються для складання податкових накладних. Це стосується:

• номенклатури;
• кількості;
• вартості;
• реквізитів контрагентів;
• зв’язку з первинними документами.

Заблоковані податкові накладні є складною, але вирішуваною робочою ситуацією, яка вимагає системного підходу до первинної документації та обліку. Систематичний контроль статусів документів, чітке дотримання юридичних процедур і впровадження автоматизованих облікових рішень мінімізують ризики зупинення реєстрації та зберігає податковий кредит бізнесу.