Специалисты по управлению персоналом играют важнейшую роль на всех этапах релокации — от принятия решения о переезде до полного обустройства на новом месте.
Именно HR должен обеспечить, чтобы смена локации прошла максимально гладко и безболезненно для сотрудников. Давайте разберемся какие именно перед HR стоят задачи и как данному отделу приходится с ними справляться.
Какие цели стоят перед HR-отделом во время офисного переезда?
- Информирование персонала. Как только принято решение о переезде, HR должен оповестить всех сотрудников, предоставив исчерпывающую информацию о причинах, сроках и деталях процесса. Важно дать людям возможность задать все интересующие их вопросы и развеять их опасения.
- Организация физического переезда. Данные люди отвечают, в том числе и за выбор способа транспортировки офисного оборудования. Конечно, они могут спланировать и реализовать переезд работниками самого офиса, но чаще заказывают услуги переезда в специализированных фирмах, вроде https://davay-pereedem.com/ofisnyi-pereezd-kiev/.
- Сбор обратной связи. Мнение коллектива крайне важно учесть при планировании деталей переезда. Проведите опрос, чтобы узнать предпочтения сотрудников по обустройству нового офиса, организации рабочих мест, необходимой инфраструктуре. Это позволит создать действительно комфортную и продуктивную среду.
- Помощь с релокацией. Если в связи с переездом некоторым сотрудникам тоже придется менять место жительства, окажите им всестороннюю поддержку. Помогите найти жилье, школы/детсады для детей, предоставьте информацию о местной инфраструктуре. Проявите искреннюю заботу — это очень ценится людьми.
- Поддержание морального духа. Смена привычной обстановки — стресс для многих. Поэтому важно поддерживать позитивный настрой в коллективе. Организуйте неформальные встречи, совместные активности. Дайте людям время освоиться и почувствовать себя как дома на новом месте.
Как достигается непрерывность работы при переезде офиса?
Переезд в новый офис — серьезный вызов для бизнеса. Ведь важно не только физически перевезти вещи, но и обеспечить, чтобы работа компании не прерывалась ни на день. Как этого добиться? С этим на самом деле может помочь любой из сотрудников офиса, и вот как:
- Составив детальный план переезда, расставив приоритеты. Определив, какие отделы и функции критически важны для непрерывности бизнеса. Их нужно перевозить в первую очередь, обеспечив мгновенную «приземление» на новом месте.
- Позаботившись о дублировании всех ключевых ресурсов на время переезда. Это касается серверов, каналов связи, систем безопасности и т.д. В наличии должен быть «план Б» на случай форс-мажоров.
- В процессе переезда и запуска работы на новом месте неизбежны технические накладки. Тут не помешает, чтобы служба техподдержки работала 24/7, оперативно решая любые проблемы сотрудников. От них зависит непрерывность почти всех рабочих процессов.
- Остается только продумать все, что может пойти не так. Проблемы с коммуникациями, задержки с поставкой мебели, форс-мажоры с документами… На каждый случай должен быть план по минимизации простоев.
